Usklađivanje booking kalendara

Kad je Adriatic.hr uveo mogućnost usklađivanja, odnosno sinkronizacije kalendara preko iCal-a, provjerili smo kako se usklađivanje obavlja na drugim portalima kako bismo utvrdili što sve iznajmljivači o tome trebaju znati i o čemu trebaju voditi računa. Donosimo vam kratki rezime i video upute.

Što je iCal (iCalendar)

iCal ili iCalendar je standardizirani zapis svih vaših „događaja” u tekstualnom formatu. Ukratko, ako neki portal za iznajmljivanje kaže da podržava iCalendar sinkronizaciju, to znači da pristaje na to da na jedno mjesto na internetu (na određenu poveznicu/URL) spremi datoteku u kojoj će zapisivati sva zauzeća nastala na tom portalu, te vama dati pristup tom URL-u. Isto tako, zna „pročitati” sva zauzeća koja mu drugi portali zapišu u isti takav format.

Treba li mi usklađivanje kalendara (iCal sinkronizacija)?

Ne – ako ste naš iznajmljivač i ako ste nam prepustili brigu o svojim smještajnim kapacitetima u potpunosti. To znači da vas mi oglašavamo na drugim portalima pa mi i usklađujemo sve kalendare. Jedino o čemu vi trebate voditi računa jesu rezervacije vaših direktnih gostiju koje trebate sami unijeti u sučelje.
Da – ako samostalno upravljate jednim profilom ili više njih na drugim portalima za oglašavanje smještaja (Booking.com, Airbnb, HomeAway, TripAdvisor, 9flats itd). Dok vi mirno spavate, rezervacije nastale u noći same se upisuju u sve kalendare bez obzira na to gdje su nastale. 
Ako koristite neki drugi proizvod koji usklađuje vaše kalendare u realnom vremenu. To su „channel manageri” koje obično plaćate mjesečno. I njih sada možete povezati s kalendarom na Adriatic.hr.

Kako mogu sam povezati kalendare?

Povezivanje kalendara vrlo je jednostavno. Na svakom od portala za oglašavanje smještaja, gumbi za uvoz/izvoz (import/export), odnosno sinkronizaciju kalendara nalaze se na stranicama kalendara.

Izvoz/export
Ovdje se obično nalazi samo poveznica/URL na kalendar. Poveznicu kopirate i zalijepite u prozor za uvoz na drugoj stranici s kojom kalendar želite uskladiti.
Uvoz/import
Ovo je tek pravo povezivanje. Ovdje zapravo definirate kalendare s kojima se povezujete, i to na način da spremite poveznicu/URL na kalendar s drugog portala.
U konačnici, ako imate profile na portalima Booking.com, Airbnb i Adriatic.hr, onda ih trebate sve međusobno povezati:
Adriatic.hr: uvest ćete kalendare s portala Booking.com i Airbnb
Booking.com: uvest ćete kalendare s portala Airbnb i Adriatic.hr
Airbnb: uvest ćete kalendare s portala Adriatic.hr i Booking.com.
Kad ih sve međusobno povežete, svaki će kalendar čitati i provjeravati zauzeća u ostalim dvama kalendarima.

Kako to funckionira?

Neki portali u svoj iCal upisuju samo zauzeća nastala od rezervacija, a neki upisuju i ona koja ručno unesete u sučelju na tom portalu. Booking.com, primjerice, to ostavlja na izbor (samo rezervacije ili rezervacije uz ručno unesena zauzeća iz Extraneta), dok Adriatic.hr i Airbnb izvoze uvijek sva zauzeća koja ste osobno dojavili ili su nastala od rezervacije. Razlika je jedino u tome što za Adriatic.hr „osobno” zauzeće nije samo ono u sučelju, već i zauzeće nastalo telefonom, e-poštom, SMS-om.
Prema našim saznanjima, niti jedan portal ne šalje dalje zauzeća koja je zaprimio s drugog portala putem iCalendara. Zato je bitno načelo međusobnog povezivanja kalendara na svim portalima.

Sprječava li iCal sinkronizacija overbooking?

I da i ne. Iznajmljivači su oni koji sprečavaju overbooking, a iCalendar svakako u tome pomaže.
Pravilo br. 1:
Upisujete svoja zauzeća na jedno mjesto, sinkronizirajte se najprije sa svojim ukućanima, to je najčešći uzrok overbookinga.
Pravilo br. 2:
Sve goste koje dobijete telefonski, e-poštom, na vrata, što prije upišite u barem jedan kalendar. Ako ste ih sve dobro povezali, to će se zauzeće prikazati i u ostalim kalendarima. Možete koristiti i Google kalendar koji vide i ostali ukućani koji se bave rezervacijama, a koji također možete povezati preko iCala s kalendarima portala.

iCal sinkronizacija nije sinkronizacija u stvarnom vremenu. To znači da se vaš zauzeti termin neće odmah prikazati na svim mjestima. Vrijeme prikazivanja ovisi o radu svakog portala. Prema našim saznanjima, Booking.com sinkronizira sva zauzeća za najkasnije 4 sata, TripAdvisor za najkasnije 3 sata, Airbnb za maksimalno 20 min, a Adriatic.hr u čak 10 min na što smo jako ponosni!

Primjerice, rezervacija nastala u 23:30 na portalu Booking.com zauzela je zadnji tjedan u 7 mjesecu. Airbnb to pročita za najkasnije 20 min i upisuje u svoj kalendar te se najkasnije od 23:50 taj tjedan na portalu Airbnb više ne može rezervirati. Adriatic.hr to isto zauzeće prikazuje najkasnije u 23:40!
Vjerojatnost da se unutar tog perioda neznanja baš u tom terminu i baš za taj apartman dogodi rezervacija, i to baš na onom portalu koji još nije zabilježio zauzeće – postoji. Ali znatno je manja od vjerojatnosti da već spavate ili ste na nekom druženju zbog kojeg ćete rezervaciju s portala Booking.com vidjeti tek sutra u 10:00, pa zbog slabog signala možda nećete uspjeti sve unijeti u Airbnb do 12:00.
Uostalom, zašto se mučiti kad kalendari mogu samostalno komunicirati?